(Fuente: Artículo tomado del Manual de Zurekin Sarean y del artículo TRES RAZONES DE PORQUE ES NECESARIA UNA WEB)
Una manera de rentabilizar nuestro negocio, de hacerlo:
Más rentable
Más eficiente
Automatizar procesos internos
Ahorrar en procesos
Es utilizar las nuevas tecnologías.
Llamamos nuevas tecnologías tanto al uso de ordenadores, aplicaciones informáticas, correo electrónico, Internet, sitios Web y demás recursos informáticos y automatizados.
Son varios los pasos y se desarrollan unos y otros en función de las necesidades de nuestro negocio. Aquí desarrollaremos algunos, dejando los otros para futuras publicaciones.
Estos son los pasos:
Adquisición de un ordenador
Adquisición de licencias de softwares
Adquisición de periféricos
Actualización de ordenadores
Actualización de software
Actualización del sistema Operativo
Creación de una red local o LAN
Elaboración de base de datos
Adquisición o elaboración de un software de gestión
Otros softwares de interés
Adquisición de una centralita telefónica
Conexión a Internet
Tecnología WI-FI
Correo electrónico
Interconexión entre diferentes centros
Ordenadores portátiles y PDA
Realización de un sitio Web
Intranet y Extranet
Antivirus
Firewall
Copias de Seguridad
Protección del Sistema Operativo
Instalación de una red
Instalación de un SAI
Normativas legales de seguridad
Para las tareas básicas de una mediana o pequeña empresa: llevar la contabilidad, trabajar con un procesador de texto (Ej: Word), conectarse a Internet. Cualquier ordenador que se vende nuevo en cualquier tienda informática, nos vale para estas tareas; pero si usted tiene dudas o necesita algo en específico, puede consultarlo con profesionales del área o una consultoría informática.
Automatizar las tareas:
Automatizar realización de presupuestos.
Automatizar la realización de facturas.
Disponer de una Base de Datos con toda la clientela y ventas realizadas.
Disponer de informatización de los productos más vendidos o servicios más prestados.
Control Económico-Financiero.
Disponibilidad de datos financieros sin esperar a finales de mes.
Mejor manejo de los beneficios y gastos en cualquier fecha.
Control de la información.
Información a mano siempre disponible tanto de la clientela como de proveedores, como de otros datos de la empresa, y mejor organizado.
Se puede evitar información duplicada.
Ahorro de espacio.
Necesidad de menos archivadores para guardar grandes volúmenes de papeles.
Ahorro de tiempo.
Nos permite buscar la información precisa en el menor tiempo posible.
Seguridad.
Al realizar copias de seguridad de nuestra información (ya sea en disquetes, CD, discos duros externos, etc.) podemos tener guardada esta información en lugares seguros y así evitar la pérdida de la misma en catástrofes (incendios, inundaciones, desastres naturales, etc.)
Si usted tiene más de un ordenador en su negocio, quizás le sea conveniente conectarse en red.
La conexión en red tanto se puede hacer por cableado, como por tecnología WI-FI, que usa el sistema de propagación de ondas de radio para comunicar un ordenador con otro. Tanto para la red por cable como para la red inalámbrica (tecnología WI-FI), se necesita una tarjeta de red o una tarjeta de red inalámbrica, que es un dispositivo que se coloca dentro del ordenador (los ordenadores actuales ya vienen con tarjeta de red para la conexión por cables, y ya hay quienes también vienen con la tarjeta de red para la conexión WI-FI), y otros dispositivos para conectar los ordenadores según se opte por una red con una cantidad fija de ordenadores o se prevé la ampliación de la red en un futuro, con uno o más ordenadores.
Puede optar por una conexión en red de uno u otro tipo, o mixta.
La conexión en red de varios ordenadores, les permite compartir recursos, o sea: información disponible en uno o diferentes ordenadores conectados, posibilidades de utilizar una sola impresora, compartir softwares, acceso a Internet a través de un solo ordenador conectado a Internet, entre otras posibilidades.
Si su empresa tiene mucha información, y esta se encuentra dispersa y necesita contrastar unos tipos de datos con otros datos, entonces usted necesita una base de datos. Una base de datos le permite guardar y manipular la información de forma estructurada y fácilmente accesible.
Le permite:
Centralizar los datos y controlar información redundante que puede ser contradictoria.
Compartir información con otras personas autorizadas.
Salvaguardar la información y poder restaurarla en caso de accidentes.
Estructurar la información de manera estándar evitándose que se guarde la información de forma distinta cada vez.
Enlazar o vincular distintas informaciones guardadas.
La adquisición de un software de gestión de los ya existentes en el mercado o el encargo de un software de gestión a medida, depende principalmente del factor económico y el ajuste a la actividad.
Los softwares de gestión a medida requieren de una mayor inversión de dinero. Los ya existentes en el mercado o genéricos requieren de poca inversión, pero debemos ver si se adaptan a la actividad que estamos realizando y a lo que demandamos.
Los softwares de gestión nos automatizan procesos como son la contabilidad, la producción, la gestión de stock, las ventas, la distribución, permitiéndonos disponer de información y herramientas de análisis cómodas y ágiles a distintos niveles de complejidad.
Existe un siguiente nivel para la automatización de procesos empresariales, que se le conoce como ERP, es un paso superior al software de gestión para la parte financiera-contable de le empresa, la ERP integra todos los procesos del negocio mediante una aplicación informática. O sea, que las áreas de producción, venta y compras, y Financiera-contable, estarán interrelacionado los distintos departamentos y compartiendo información y así aumentando de manera importante la eficiencia en la gestión del negocio.
Conectarse a Internet le permite conectarse al mundo.
Como primer hecho, el correo electrónico le permite tener un continuo y fluido contacto con clientes y proveedores. Puede verificar y confirmar órdenes de compra y otras informaciones con los proveedores. Con los clientes, les ahorra tiempo ya que muchos procesos de realización de trabajos pueden ser enviados y verificados mandándolos por e-mail. Además puede enviar promociones y publicidad.
Internet le permite obtener toda la información que usted necesita para su negocio: fotos, noticias, ofertas, estados de la bolsa, comparar proveedores, anuncios, comprar, vender, publicidad, información sobre su área de negocio, etc.
Agilizar procesos de forma on-line: contactos, gestiones con el banco, poner anuncios, enviar o recoger información, actualizaciones de softwares utilizados por la empresa, etc.
Prestar servicios on-line.
Los virus son programas (por lo general, de tamaño reducido) que se introducen sin permiso en los ordenadores para producir -generalmente- efectos no deseados y nocivos; y que poseen una característica principal: alteran el funcionamiento de los equipos (una vez se ha introducido en el ordenador) sin ningún tipo de autorización o consentimiento por parte de la persona usuaria.
Unidades de disco extraíbles: disquetes, CD’s, etc. En estos soportes de almacenamiento pueden encontrarse los virus que, una vez se hayan ejecutado o trasladado al equipo, infectarán éste.
Internet: A través de este medio o canal de comunicación, se establece una conexión en la se transfiere información y datos: navegación por páginas Web, descarga de archivos (música, videos, programas, etc.), envío/recepción de correo electrónico, mensajes electrónicos con ficheros adjuntos, etc. Por lo tanto, los virus encuentran el escenario idóneo para introducirse e infectar los equipos de aquellas personas usuarias desprotegidas.
Son programas especializados en detectar y eliminar virus de los ordenadores. Básicamente, analizan la memoria y las unidades de disco de los equipos en busca de virus; puesto que los virus informáticos se diferencian entre sí por su código. Los antivirus rastrean los patrones (códigos de virus que se "conocen" como definiciones de virus) en todos los archivos del ordenador y, una vez han detectado alguno de ellos, informan a la persona usuaria y proceden a desinfectar el fichero.
Y finalmente, no se olvide de tener actualizado su antivirus. Siempre hay virus nuevos, y hay que mantener informado al antivirus con nuevos listados de virus para detectar. Estas actualizaciones se realizan fácilmente a través de Internet una vez adquirido un antivirus.
Se trata de dispositivos o programas informáticos que inspeccionan las transmisiones y conexiones (de entrada y salida) que realizan los ordenadores; permitiendo o bloqueando su paso en función de los criterios de seguridad con los que hayan sido configurados El firewall actúa como un filtro, una de sus misiones más relevantes es proteger la información de ataques generalmente cometidos por personas no autorizadas (ataques externos e incluso internos de la misma red local).
Sin embargo, su función como barrera de defensa en los equipos es esencial; sobre todo, en aquellas empresas que cuentan con un ordenador o red de ordenadores conectado a Internet de forma permanente (ADSL, Cable,etc.), ya que resulta más fácil a las personas intrusas encontrar una puerta abierta a la información confidencial almacenada en los equipos.
Los firewall, básicamente, rechazan cualquier tipo de tráfico no autorizado entre el equipo y la red en la que se encuentre (Internet o corporativa).
Esto quiere decir que, a medida que se necesite otorgar permisos a distintas aplicaciones que deban tener acceso a Internet, se irá configurando adecuadamente el firewall para dar respuesta a las necesidades presentadas. De esta manera, la transmisión/recepción de datos quedará fijada en todo momento por el consentimiento declarado al cortafuegos por la persona usuaria del equipo o red. Además, si por cualquier razón se intentara establecer una conexión o acceso no autorizado (como hizo el virus), el firewall mostrará un mensaje de alerta, señalando el servicio o programa que está intentando acceder a la red de "dentro a fuera" o a la inversa; posibilitando una adecuación o nueva configuración si así fuera necesario.
Por tanto, dos de los principales beneficios de la implementación de un firewall serían: La seguridad de los equipos. La integridad de la información en ellos contenida.
Además, esta importante tarea desarrollada por el firewall, debería estar complementada por un antivirus correctamente actualizado, ya que el cortafuegos permite o restringe el tráfico de datos, pero no comprueba el carácter o contenido de los mismos; labor que sí efectúa el antivirus y que explica la importancia de contar con ambos elementos trabajando conjuntamente.
A través de un sitio Web, la empresa pone a disposición de sus clientes un medio para informarse sobre los productos y servicios que se le ofrecen. Tanto en los contenidos del Web como en su diseño, el usuario extraerá conclusiones sobre la empresa, su profesionalidad, su credibilidad, etc. La empresa puede además, incorporar mecanismos para que el cliente realice consultas y reciba de inmediato las respuestas pertinentes.
A través de la Web, se estimula la pre-venta y la relación con el cliente. Los datos que el usuario extraiga de la visita al Web, la información sobre servicios y productos, y los mecanismos de marketing on- line, van a propiciar que el cliente se familiarice con la empresa, que realice algún movimiento de acercamiento (por ejemplo dejar su dirección de e-mail) y si la empresa cuenta con los mecanismos adecuados, llegará el contacto directo con el cliente y finalmente la venta.
Es una creación de marca. La página Web es un escaparate de la empresa que genera el conocimiento de la marca, y los valores que queremos que le atribuyan a nuestra empresa. A partir del momento en que se tiene una página Web, en todos los soportes, en todos los anuncios publicitarios, carteles, escaparates,... aparecerá nuestra dirección de Internet que será una prolongación de todos y cada uno de los medios y soportes de comunicación que usemos, y en donde la gente que se conecte obtendrá una información completa de la empresa que en un anuncio no se puede ofrecer.
Permite estrechar relación con clientes y proveedores.
Te permite ahorrar en información impresa, catálogos, tiempo, gestiones.
Puedes actualizar tu información, catálogos, promociones, publicidad ahorrando en costes y tiempo.
Te permite automatizar gestiones con clientes y proveedores.
Es tu escaparate las 24 horas del día al mundo entero y actualizado tanto como tú quieras. Más clientes potenciales pueden conocer que tu existes.
Puedes realizar transacciones comerciales.
Quizás en su negocio, que ya posee bases de datos y softwares de gestión, necesite una continúa comunicación y gestión entre sus distintos empleados y a lo mejor no puede permitirse la opción de una herramienta informática que le solucione este problema, además resulta que los ordenadores que tienen operan bajo distintos sistemas operativos (Window 2000, Window NT, Linux, etc), por lo que la nueva herramienta informática supone desarrollarla para distintos sistemas o unificar los ordenadores existentes bajo un mismo sistema; y todas estas tareas le supone un gran esfuerzo. Puede que la solución esté en el desarrollo de una Intranet.
Una Intranet es una página Web, pero que es utilizada sólo por los trabajadores autorizados de una empresa, bajo distintos niveles de autorización, y su desarrollo implica menos costo y esfuerzo de lo que puede requerir desarrollar una herramienta informática a medida para estos fines de comunicación y gestión compartida entre empleados. Además que puede accederse a ella desde lugares remotos, a través de Internet.
De la misma manera si usted quiere que su clientela conozca el estado de sus pedidos, así como publicar facturas para sus proveedores, lo puede realizar a través de una extranet, que es de igual manera una página Web.
Guardar siempre la información y de manera frecuente (llamada copia de seguridad) en otro soporte que no sea el disco duro que se encuentra en el ordenador (o sea, guardarla en disquetes, CD, disco duros externos u otro medio).
Tener esta copia de seguridad en lugar seguro y la información contenida en ella bien clasificada, así como el etiquetado del soporte si se trata de disquetes o CD.
Tener instalado un antivirus en su ordenador.
Y si esta conectado a Internet, tener instalado en su ordenador el antivirus y además un firewall como medida de seguridad para su ordenador. (Es como tener instaladas alarmas en su tienda).
J.H.Escrivá
nexo3w@nexo3w.com